Vzhled

Klientská zóna ​

Nejdůležitější pro řádně zpracované účetnictví je kvalitní a efektivní vztah mezi účetní a jejím klientem. V dnešní době se klade velký důraz na úsporu času víc než kdy dřív a Clerkis s tím pomůže nejen účetní, ale i majiteli účtované společnosti.

Pro klienta — majitele účtované společnosti ​

  • předávání dokladů
  • archivace účetnictví
  • klientské požadavky

Přehled klientské zóny — nahrání dokumentů, nový požadavek, otevřené požadavky a složky

Předávání dokladů ​

Alfa a omega ve vztahu mezi účetní a klientem. Ať už se doklady vozí v krabici, posílají mailem, přes WhatsApp a další komunikační nástroje, přehled o tom, zda je to kompletní, nemá takřka nikdo.

Vytvořte si složku a sdílejte ji s účetní, nebo nechte účetní, ať vám složku vytvoří a prosdílí. Na složky si můžete zapnout upozornění a víte, kdy do jaké složky došel doklad, nebo kdy se přesunul a kým.

Vytvoření nové složky v klientské zóně s přepínačem Nasdílet účetním

V Clerkisu nahrajete doklad přímo do sdílené složky:

  • přetažením z PC, nebo
  • vyfocením z mobilu přímo přes Clerkis.cz

Nejjednodušším importem do systému je nastavení přeposílání přímo z e-mailu:

  • máte speciální e-mail na doklady? Nechte veškeré doklady přeposílat do Clerkisu. Nastavíte to u složky, u které to potřebujete.

Připravujeme — po automatickém nahrání do Clerkisu z e-mailu → vytěžení do účetního programu → přejmenování dokladu a zařazení do složky již zaúčtovaných dokladů.

Archivace účetnictví ​

Doba, kdy veškeré účetnictví firmy měla účetní doma v šanonu ve sklepě, je dávno pryč. Dnes už má být pravidlem, že kompletní účetní podklady jsou prosdílené mezi účetní a klientem.

Mějte s Clerkisem vše v reálném čase k nahlédnutí, ať už jako účetní, nebo majitel firmy.

TIP

V Clerkisu můžete mít i pouze svoje složky, které vidíte jen vy. Nejsou prosdílené.

Klientské požadavky ​

Komunikace mezi účetní a klientem je různorodá — od telefonu, e-mailu, přes WhatsApp a další komunikační nástroje. E-mail může skončit ve spamu, whatsappová zpráva zapadne a co je řečené, není černé na bílém.

Mějte veškeré vzájemné požadavky v systému. Chybí účetní nějaké doklady? Víte o tom v klientské zóně. Potřebujete zpracovat předběžné finanční výkazy? Zadejte do systému požadavek na účetní.

S klientskou zónou v Clerkisu už vám žádná komunikace nezapadne.

Zadání nového požadavku na účetní v klientské zóně

Pro účetní ​

Klientská zóna je jediné sdílené prostředí s klientem. Sdílejte složky, na kterých se s klientem domluvíte, a předávejte si mezi sebou požadavky k rychlému vyřešení.

Veškeré ostatní prostředí Clerkisu je váš dochvilný a efektivní účetní svět. 😃

Jak pozvat klienta do Clerkisu ​

Klienta do klientské zóny jeho společnosti pozvete přes kliknutí na svou osobu v levém dolním rohu → Klienti → Pozvat klienta. Zde mu i vyberete společnosti, do kterých má mít přístup.

Pozvání klienta do klientské zóny přes sekci Klienti

Jak funguje sdílení složek v úložišti s klientem ​

Jakmile klient schválí vaši pozvánku a zaregistruje se do Clerkisu, můžete mu prosdílet jeho složky, nebo si je nechat sdílet od něj. Zároveň jsou ale složky, které s klientem sdílet nebudete chtít. Každá nová složka, která není pod složkou již prosdílenou s klientem, je soukromá.

Úložiště firmy z pohledu účetní — Moje složky a složky sdílené klientem

Jakmile vám klient nasdílí složku (přepínač Nasdílet účetním), automaticky se prosdílí na Admina a Vlastníka. Pokud ji chcete prosdílet na další kolegy s právy Člen, musíte složku dosdílet jim — nebo například jen některou podsložku. Klient nevidí, kolik účetních na jeho firmě pracuje.

TIP

Práce se složkami funguje jako pyramida — jakmile se nějaká složka prosdílí s klientem nebo kolegou, všechny složky uvnitř jsou již sdílené.

Práce s požadavky s klientem ​

Je třeba jasně rozlišovat sekce Úkoly a Požadavky:

  • Úkoly jsou pro vás, účetní — klient do nich nevidí
  • Požadavky slouží pro komunikaci mezi účetní a klientem

Požadavky mohou zadat klienti vám, účetním, ale i vy jako účetní můžete vznést požadavek na klienta. Na rozdíl od telefonátů vám tento klientský požadavek nezapadne.

Detail požadavku — řešitel, klient, termín, přílohy a komentáře

Požadavek od klienta, ale i pro klienta můžete zadat některému z kolegů a klient to nevidí. Zároveň můžete požadavek předat na různé klienty ze společnosti, například na asistentku klienta. Můžete přikládat soubory, nebo je prolinkovat z úložiště.